Deelnemersvoorwaarden Netherlands Pavilion WEFTEC New Orleans 7 – 9 oktober 2024
Bij het accepteren van de deelnemersovereenkomst gaat de deelnemer akkoord met onderstaande voorwaarden.
Deelname: De registratie vindt plaats via de website van de paviljoen organisator: Water Alliance. Deelnameverzoeken worden verwerkt in volgorde van ontvangst en naar beschikbare vloerruimte. Eenmaal geregistreerd via de Water Alliance website is de deelnemer verplicht deel te nemen.
De toewijzing van de standruimte door Water Alliance is bindend. De indeling van het paviljoen wordt bepaald door Water Alliance. Waar mogelijk wordt er rekening gehouden met de voorkeuren van de deelnemers. Aparte banners, vlaggen en posters zijn niet toegestaan op het paviljoen.
Selectie
Water Alliance behoudt zich het recht aanmeldingen te weigeren of te annuleren, indien hiertoe naar hun oordeel gegronde redenen bestaan. Bij deze beoordeling wordt onder meer gelet op de doelstellingen van de onderneming of instelling en het karakter van de collectieve deelname.
Kosten: De deelnamekosten worden door Water Alliance vastgesteld en kunnen per evenement verschillen. De deelnamekosten zijn exclusief BTW.
De deelnamekosten voor de WEFTEC omvat het volgende:
-Registratiekosten, evenals een standaardpakket (bijv. een posterplek, of een standruimte met stoelen, tafel, of brochure display) afhankelijk van de beschikbare ruimte en het ontwerp van het paviljoen.
– Koffie/thee of drankjes tijdens netwerkevenementen zijn inbegrepen indien aanwezig.
Niet bij inbegrepen:
-Eventuele andere gemaakte kosten die niet in het pakket zijn inbegrepen, worden rechtstreeks in rekening gebracht bij de deelnemer. Dit zijn onder meer extra meubilair, LCD-schermen, etc. Deze extra’s kunnen na registratie apart worden bijbesteld. Om ervoor te zorgen dat het paviljoen een eenduidige uitstraling heeft, kunnen extra’s alleen besteld worden in overleg met de ontwerper van het paviljoen en/of Water Alliance.
-Reis- en verblijfskosten en lunch zijn niet inbegrepen in de deelnamekosten. Tenzij dit specifiek wordt vermeld.
Foto- en filmopnamen tijdens WEFTEC: Water Alliance kan voor marketingdoeleinden foto’s en/of filmopnamen maken van het paviljoen en de daar aanwezige personen. Wanneer deelnemers hier bezwaar tegen hebben, dienen ze dit expliciet aan te geven bij Water Alliance. Doen ze dit niet, dan wordt er vanuit gegaan dat de deelnemer Water Alliance toestemming geeft voor publicatie van de foto’s en films en vrijwaart tegen eventuele claims in dit opzicht.
Logistiek: Het verzenden van demo-apparatuur of ander promotiemateriaal kan verzorgd worden via een daartoe aangewezen vrachtvervoerder. De transportkosten worden rechtstreeks door de vrachtvervoerder aan de deelnemer in rekening gebracht.
Water Alliance adviseert om ofwel de collectieve vervoerder of een andere officiële vervoerder te gebruiken. Let op: Wanneer de deelnemer besluit zelf het materiaal naar de WEFTEC te versturen via een particuliere pakketreisservice, wordt tijdige levering niet garandeerd. Water Alliance is niet verantwoordelijk voor het verzenden of ontvangen van de goederen van de deelnemer. Tevens is Water Alliance niet verantwoordelijk voor de montage en demontage van demomodellen en goederen voor of na de WEFTEC.
Betaling: De deelnemer is de deelnemingskosten verschuldigd die zijn vermeld op de bevestiging van de inschrijving. Alle verschuldigde bedragen zijn exclusief BTW. De deelnamekosten worden in één termijn voorafgaand aan het evenement gefactureerd en in principe twee maanden voor aanvang van het evenement in rekening gebracht. Deelnemers zijn verplicht de factuur binnen 21 dagen na ontvangst te betalen. Wanneer de factuur niet tijdig is betaald, kan Water Alliance deelname aan het paviljoen weigeren. Water Alliance heeft het recht om betalingen te verrekenen met uitstaande schulden van een deelnemer aan Water Alliance.
Annulering door deelnemer: Eenmaal ingeschreven blijft bij annulering door de deelnemer de betalingsverplichting bestaan. Deze verplichting blijft ook bestaan voor kosten die Water Alliance met gecontracteerde partners in opdracht maakt van de deelnemer.
Annulering door organisator: Water Alliance behoudt zich het recht om het paviljoen te annuleren. De deelnemer heeft geen recht op compensatie. In geval van annulering door Water Alliance, is Water Alliance niet aansprakelijk voor enige schade of verlies geleden door de deelnemer. In geval van annulering door Water Alliance zijn de deelnamekosten vergoed na aftrek van eventuele kosten die Water Alliance heeft gemaakt. Dit geldt ook voor de kosten die gemaakt zijn namens de deelnemers met gecontracteerde partners.
Deadlines: De deelnemer dient zich te houden aan alle deadlines die door Water Alliance zijn gesteld. Wanneer deadlines worden overschreden, kan Water Alliance geen verantwoordelijkheid aanvaarden voor eventuele financiële gevolgen voor de deelnemer. Als deze gevolgen extra kosten met zich meebrengen, worden deze kosten volledig in rekening gebracht aan de deelnemer.
Wettelijke aansprakelijkheid: Wettelijke aansprakelijkheid voor letsel, schade aan derden of schade aan hun eigendommen, persoonlijk letsel, schade, verlies of vertraging, van welke dan aard dan ook, is de volle verantwoordelijkheid van de deelnemer.
Uitsluiting van aansprakelijkheid: Water Alliance zal alle activiteiten uitvoeren naar allerbeste kunnen. Dit impliceert dat, behalve in het geval van een opzettelijke handeling of grove nalatigheid, iedere aansprakelijkheid is uitgesloten.
In het geval van een gebrek aan belangstelling van de sector, behoudt Water Alliance zich het recht om deelname te annuleren. Ook in dit geval is alle aansprakelijkheid uitgesloten.
Participant Terms and Conditions Netherlands Pavilion WEFTEC New Orleans October 7 – 9, 2024
By accepting the participant agreement, the participant agrees to the following terms.
Participation: Registration takes place via the website of the pavilion organizer: Water Alliance. Participation requests are processed on a first-come, first-served basis and subject to available floor space. Once registered via the Water Alliance website, the participant is obligated to participate. The allocation of booth space by Water Alliance is binding. The layout of the pavilion is determined by Water Alliance. Where possible, preferences of the participants are taken into account. Separate banners, flags, and posters are not allowed in the pavilion.
Selection: Water Alliance reserves the right to refuse or cancel registrations if there are justified reasons to do so. This assessment includes considerations of the objectives of the company or institution and the nature of collective participation.
Costs: Participation fees are determined by Water Alliance and may vary per event. Participation fees are exclusive of VAT. The participation fee for WEFTEC includes the following:
- Registration fees, as well as a standard package (e.g., a poster spot, or booth space with chairs, table, or brochure display) depending on available space and pavilion design.
- Coffee/tea or beverages during networking events if available. Not included:
- Any other incurred costs not included in the package will be invoiced directly to the participant. These may include additional furniture, LCD screens, etc. These extras can be ordered separately after registration. To ensure a consistent appearance of the pavilion, extras can only be ordered in consultation with the pavilion designer and/or Water Alliance.
- Travel and accommodation costs and lunch are not included in the participation fees unless specifically stated.
Photo and Video Recording during WEFTEC: Water Alliance may take photos and/or videos of the pavilion and the individuals present for marketing purposes. If participants object to this, they must explicitly inform Water Alliance. If they do not, it is assumed that the participant gives Water Alliance permission to publish the photos and videos and indemnifies against any claims in this regard.
Logistics: Shipping of demo equipment or other promotional materials can be arranged through a designated freight carrier. The transportation costs are invoiced directly to the participant by the freight carrier. Water Alliance advises using either the collective carrier or another official carrier. Note: If the participant decides to send the materials to WEFTEC themselves via a private parcel service, timely delivery is not guaranteed. Water Alliance is not responsible for the shipping or receiving of the participant’s goods. Additionally, Water Alliance is not responsible for the assembly and disassembly of demo models and goods before or after WEFTEC.
Payment: The participant is liable for the participation fees stated on the registration confirmation. All amounts due are exclusive of VAT. The participation fees are invoiced in one installment prior to the event and are typically invoiced two months before the event commences. Participants are required to pay the invoice within 21 days of receipt. If the invoice is not paid on time, Water Alliance may refuse participation in the pavilion. Water Alliance has the right to offset payments against any outstanding debts of a participant to Water Alliance.
Cancellation by Participant: Once registered, cancellation by the participant does not negate the obligation to pay. This obligation also applies to costs incurred by Water Alliance with contracted partners on behalf of the participant.
Cancellation by Organizer: Water Alliance reserves the right to cancel the pavilion. The participant is not entitled to compensation. In the event of cancellation by Water Alliance, Water Alliance is not liable for any damage or loss suffered by the participant. In the event of cancellation by Water Alliance, participation fees are reimbursed after deducting any costs incurred by Water Alliance. This also applies to costs incurred on behalf of participants with contracted partners.
Deadlines: Participants must adhere to all deadlines set by Water Alliance. If deadlines are missed, Water Alliance cannot accept responsibility for any financial consequences to the participant. If these consequences result in additional costs, these costs will be fully invoiced to the participant.
Legal Liability: Legal liability for injury, damage to third parties or damage to their property, personal injury, damage, loss, or delay of any kind is the full responsibility of the participant.
Exclusion of Liability: Water Alliance will carry out all activities to the best of its ability. Except in cases of intentional acts or gross negligence, all liability is excluded.
In the event of a lack of interest from the sector, Water Alliance reserves the right to cancel participation. In this case as well, all liability is excluded.
